Is vluchtelingenopvang in uw gemeente écht goed en veilig geregeld?
Voor de meeste gemeenten is het opvangen en ondersteunen van vluchtelingen een nieuwe taak. Zij beschikken niet over specifieke applicaties om deze taak uit te voeren. Toch houden ze voor de opvang allerlei registraties bij. Deze registraties bevatten persoonsgegevens, medische details en andere privacygevoelige gegevens. Gemeenten gebruiken hiervoor allerlei oneigenlijke hulpmiddelen: spreadsheets, e-mail, vaak zelfs nog papieren formulieren en lijsten. Vaak hebben medewerkers toegang tot meer gegevens dan strikt noodzakelijk. Lijsten met privacygevoelige gegevens (niet alleen over vluchtelingen, maar ook over tolken en particuliere opvangadressen) circuleren al snel in verschillende versies. De risico's op fouten en datalekken zijn groot. De werkwijze is ook niet altijd efficiënt. Het is lastig om bezetting van locaties en kamers te bewaken. Er is onvoldoende zicht op de status van openstaande hulpvragen. Zoeken en boeken van een tolk kost veel tijd.
AANPAK OPVANG is een gebruiksvriendelijke en veilige applicatie die alle gemeentelijke taken rondom opvang van vluchtelingen ondersteunt.
Registratie van vluchtelingen en managen van locaties en capaciteit
Registratie: het vastleggen van persoonsgegevens en familieverbanden van vluchtelingen - per gegeven kan worden bepaald welke (groepen van) medewerkers rechten hebben om informatie te creëren, lezen, wijzigen of verwijderen
Vastleggen van gemeentelijke en particuliere opvanglocaties: adres, voorzieningen, contracten, gegevens eigenaren / beheerders, foto’s, kamers, capaciteit per kamer
Toewijzen van kamers aan vluchtelingen en bewaken van bezetting per kamer en locatie
Inzage in toekomstige bezetting per kamer en locatie (rekening houdend met geplande aankomsten of vertrekken)
Vastleggen, uitvoeren, bewaken en terugkoppelen van ondersteuningsvragen
Registreren van hulpvragen (bv. medisch, financieel, onderwijs)
Uitwerken van hulpvragen naar taken (bv. ‘Maken afspraak ziekenhuis’, ‘Regelen vervoer naar ziekenhuis’, ‘Inplannen tolk voor afspraak’)
Bijhouden overzicht van zorgverleners en vervoerders
Snel een beschikbare tolk vinden en boeken
Bijhouden van tolkenregister
Vastleggen rooster / beschikbaarheid per tolk
Zoeken en inplannen van beschikbare tolk voor afspraken of events
Genereren weekagenda per tolk
En meer...
Genereren gepersonaliseerde formulieren: Gebruiksovereenkomst voor Huisvesting (in Oekraïens en Nederlands - andere talen mogelijk), Verhuisformulier, Emigratieformulier
Bijhouden ‘Veelgestelde vragen’ t.b.v. medewerkers in de opvang
Diverse (gelogde) exportmogelijkheden, bv. voor het aanleveren van managementinformatie of input voor financiële administratie
Techniek, beveiliging en privacy
AANPAK OPVANG is een platformonafhankelijke webapplicatie, ontwikkeld op het low-code platform
Mendix (onderdeel van Siemens AG). De applicatie is in iedere moderne browser te gebruiken. AANPAK OPVANG draait naar keuze in de ‘Mendix cloud’, in uw ‘private cloud’ of op uw eigen infrastructuur. Voor de meeste gemeenten is de Mendix Cloud verreweg de beste optie. Hoe Mendix de beveiliging van haar platform regelt, leest u op https://www.mendix.com/trust/.
Mendix (onderdeel van Siemens AG). De applicatie is in iedere moderne browser te gebruiken. AANPAK OPVANG draait naar keuze in de ‘Mendix cloud’, in uw ‘private cloud’ of op uw eigen infrastructuur. Voor de meeste gemeenten is de Mendix Cloud verreweg de beste optie. Hoe Mendix de beveiliging van haar platform regelt, leest u op https://www.mendix.com/trust/.
De rechten en rollen in AANPAK OPVANG zijn zeer fijnmazig in te stellen. Een medewerker ziet nooit meer dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering van zijn of haar taak. Multifactor authenticatie (MFA) is standaard beschikbaar. Aansluiting op uw eigen 'Identity & Access Management' oplossing (zoals Entra ID) is eveneens mogelijk.
Meer informatie ontvangen over AANPAK OPVANG of een demo plannen? Stuur ons een bericht!