Over het (in)richten van de architectuurfunctie
Organisaties die een (door)start met ‘werken onder architectuur’ willen maken, weten vaak niet goed hoe ze de architectuurfunctie moeten opzetten en verankeren in de organisatie. Daardoor beperkt de architectuurinspanning zich vaak tot het investeren in een architectuurtool en de bijbehorende implementatiebegeleiding. Meer grip en zicht op applicaties (en de relaties daartussen) is vaak de eerste behoefte. De focus ligt daarom op het beschrijven van het huidige applicatielandschap. Soms wordt een begin gemaakt met het vastleggen van de onderliggende IT-architectuur en van de gegevensarchitectuur. Aan het beschrijven van bedrijfsarchitectuur - zoals processen, producten en organisatiestructuur - wordt vaak minder aandacht besteed. Dat is niet verwonderlijk, omdat het architectuurinitiatief ontstaat vanuit I&A, niet vanuit ‘de business’. I&A voelt zich veelal niet verantwoordelijk voor de kwaliteit en eenduidigheid van processen, of voor het relateren van processen aan organisatie-eenheden of aan de producten- en dienstencatalogus.
“Het is juist pijnlijk zichtbaar geworden hoe complex en onbeheersbaar de huidige situatie is.”
Soms stranden dergelijke initiatieven al na een paar maanden. Niet dat de breed gedeelde behoefte aan meer zicht en grip op ‘de architectuur’ ineens is verdwenen – integendeel zelfs. Het is juist pijnlijk zichtbaar geworden hoe complex en onbeheersbaar de huidige situatie is, hoeveel risico’s hierin schuilen en hoe lastig het is om de hele architectuur in kaart te krijgen en te houden. Ook de behoefte aan écht werken onder architectuur (‘eerst ontwerpen en dan veranderen’) is onverminderd groot.
Waarom strandt het initiatief dan wel? Vaak spelen de volgende factoren een rol:
De ambitie om ‘de hele werkelijkheid’ in één keer in kaart te brengen, is veel te groot – zeker als het niet alleen gaat om applicaties en hun interfaces, maar ook dataverzamelingen, IT-infrastructuur, processen, enzovoorts. Daardoor laat zichtbare toegevoegde waarde van werken onder architectuur te lang op zich wachten. Er zijn geen succesjes te vieren, maar er wordt wel tijd en geld in gestopt en de frustratie en verwarring worden met de dag groter.
Een van de primaire doelen van architectuur is het in samenhang brengen van bedrijfsstrategie, informatiebeleid, organisatiestructuur, processen en ondersteunende ICT. In goed Nederlands: het realiseren van ‘business and IT alignment’. Als de focus ligt op de huidige situatie van applicaties, data en infrastructuur, wordt juist deze waarde niet gecreëerd.
Het architectuurinitiatief is niet aangesloten op de dagelijkse operatie, zoals op het change management-proces. Daardoor veroudert de informatie in de architectuurtool snel en lopen de initiatiefnemers voortdurend achter de feiten aan.
Het in kaart brengen van de huidige situatie maakt nog niet dat er wordt gewerkt onder architectuur. Natuurlijk wordt een snelle impactanalyse mogelijk als de IST-situatie in kaart is. De architectuurfunctie hoort echter niet primair descriptief, maar prescriptief (toekomstgericht) te zijn. Dat vereist echter dat de architectuurfunctie is aangesloten op zowel organisatiestrategie als -beleid, en op het project- en programmamanagement. Dat is echter lang niet altijd het geval.
De initiatiefnemers doen architectuur ‘erbij’, zonder dat er serieus tijd voor wordt vrijgemaakt. In het beste geval wordt het architectuurinitiatief opgepakt als een project, terwijl het zou moeten gaan om het inrichten en continu optimaliseren van een structurele bedrijfsfunctie. Door de gebrekkige borging krijgt de operationele waan van de dag uiteindelijk weer de overhand en valt het architectuurinitiatief stil.
Het is onvoldoende duidelijk wie belang hebben bij het werken onder architectuur en welke doelen het initiatief dient. Dat maakt het bepalen van de juiste scope voor het initiatief ook lastig. Daar komt bij dat er vaak geen duidelijke sponsor is.
“De architectuurfunctie hoort niet primair descriptief, maar prescriptief te zijn.”
Wilt u met werken onder architectuur snel successen boeken én op de lange termijn waarde creëren voor uw organisatie? Voorkom dan een valse start. Begin niet met het aanschaffen van een tool en het in kaart brengen van uw volledige IST-situatie. De volgende stappen maken dat werken onder architectuur wel duurzaam waarde creëert:
Bepaal waar werken onder architectuur kan bijdragen aan het realiseren van organisatiedoelen.
Bepaal op basis daarvan sponsor, stakeholders, positionering en scope van de architectuurfunctie.
Richt de architectuurfunctie hierop in, en zorg dat alle vereiste rollen zijn ingevuld. Regel voldoende capaciteit en besteed aandacht aan de juiste vaardigheden en competenties en de juiste hulpmiddelen.
Ontwerp een architectuurcyclus op basis van ‘best practices’ die past bij cultuur, omvang en volwassenheidsniveau van uw organisatie. Besteed daarnaast veel aandacht aan het aansluiten van deze cyclus op bestaande processen en structuren - met name op beleidsvorming, project- en programmamanagement en change management.
Creëer waarde voor ‘de business’ – zorg dat architectuur geen ICT-feestje wordt.
Weersta de verleiding om ‘de hele olifant in één keer op te eten’: begin niet met het in kaart brengen van de hele huidige architectuur, en ontwerp ook niet in één keer de eindarchitectuur - als zoiets al mogelijk zou zijn. Formuleer een beperkte set architectuurprincipes die richtinggevend is voor de gewenste architectuur. Breng per veranderproject - zoals de vervanging van een kernapplicatie, een reorganisatie of het introduceren van een nieuw product - de huidige situatie in kaart. Ontwerp op basis van de principes de toekomstige situatie. Na iedere ontwerp- en realisatiecyclus is één stuk van uw architectuur up-to-date, en blijft dat ook als de architectuurfunctie goed is aangesloten op uw change management-proces.
“Zorg dat architectuur geen ICT-feestje wordt.”
De architecten en adviseurs van Bureau van Aanpak ondersteunen u graag bij het (in)richten van de architectuurfunctie binnen uw organisatie. Zij hebben niet alleen verstand van enterprise-architectuur, maar ook van veranderkundige vraagstukken en van de structuren en processen waarmee de architectuurfunctie moet integreren om succesvol te zijn. Denk daarbij aan bedrijfskundige methoden en technieken (waaronder project- en programmamanagement en IT operations), Lean en Agile. Een goed startpunt is een workshop ‘Aan de slag met enterprise-architectuur: het (in)richten van uw architectuurfunctie’. In de workshop brengt u onder begeleiding van een ervaren adviseur in kaart wat werken onder architectuur voor uw specifieke situatie kan betekenen, en hoe u de architectuurfunctie succesvol (in)richt. We gaan met u in op onderwerpen als: stakeholders, sponsor, besturing en scope, rollen, competenties, tools, aansluiten van de architectuurfunctie op organisatiedoelen, informatiebeleid, project- en programmamanagement, change management en andere processen en structuren.