De schaduwkanten van schaduw-IT
Schaduw-IT omvat alle IT binnen organisaties die niet officieel is goedgekeurd. Denk bijvoorbeeld aan een administratief medewerker die een eigen spreadsheet bijhoudt, een team dat op eigen initiatief een product of dienst afneemt of een afdeling die een compleet IT-project uitvoert zonder medeweten van de IT-verantwoordelijke.
Vaak weet een medewerker prima wat hij wil, maar wordt dat niet ondersteund door de huidige IT-voorzieningen. Of niet handig genoeg. Als hij dit wil laten veranderen, krijgt hij te maken met uitvoerige procedures van de centrale IT-afdeling. Vaak is het niet mogelijk om binnen redelijke termijn de centrale IT-voorzieningen naar wens te laten aanpassen. Voorstellen worden op de lange baan geschoven of zelfs simpelweg genegeerd, bijvoorbeeld omdat IT te druk is met een grootschalig eigen project. Hoewel de medewerker zelf vaak geen IT-er is, kan hij zelf wel iets slim in elkaar zetten met bijvoorbeeld Excel. Of hij gaat onder het motto “there’s an app for that!” op zoek naar een geschikte online dienst. De afgelopen jaren heeft cloud computing schaduw-IT in een stroomversnelling gebracht. Gebruikers kunnen nu eenvoudig alle denkbare diensten via het web afnemen.
“IT is te druk met een grootschalig eigen project.”
Als medewerkers behoefte hebben aan bepaalde functionaliteit en niet tijdig kunnen worden geholpen, zorgen ze dus zelf wel voor een oplossing. Schaduw-IT komt overal voor, maar het ontstaat met name bij medewerkers die direct met stakeholders communiceren en niet kunnen wachten op langdurige ontwikkelingscycli of uitvoerige procedures.
Het ontstaan van schaduw-IT is dus goed verklaarbaar. In sommige gevallen kan het de productiviteit en innovatie binnen een organisatie zelfs stimuleren, maar helaas kleven er ook flinke nadelen aan. Enkele belangrijke nadelen blijken al uit de naam: gegevens worden niet centraal opgeslagen, waardoor er een ‘schaduwadministratie’ ontstaat. Gegevens zijn niet voor iedereen beschikbaar en worden niet meegenomen in het backup-beleid. Continuïteit en duurzaamheid zijn in het geding. Daarnaast kunnen de kosten behoorlijk uit de hand lopen. Ook de beveiliging is een risico: verlies van bedrijfsgeheimen en datalekken houden vaak verband met initiatieven waar IT nooit goedkeuring voor heeft verleend. Tenslotte is compliance in het geding: er zijn immers nieuwe processen opgezet die niet per se corresponderen met de bestaande regels.
De sleutel tot het wegnemen van schaduw-IT, is het wegnemen van de oorzaak. De IT-afdeling moet rechtstreeks in contact staan met de medewerkers om te weten waar deze medewerkers behoefte aan hebben. Zodra blijkt dat extra functionaliteit of gebruiksgemak gewenst is, moet ze daar snel op kunnen acteren. Volle agenda’s van zowel de eigen afdeling als de ICT-leveranciers voorkomen dat.
“De sleutel tot het wegnemen van schaduw-IT, is het wegnemen van de oorzaak.”
Hier bewijst Bureau van Aanpak haar toegevoegde waarde met de O3-aanpak:
Ontwarren gaat over het onderzoeken van wat is. Over welk proces gaat het eigenlijk? Wie zijn de belanghebbenden? Waarom loopt een proces zoals het nu loopt? Levert het voor alle betrokkenen op wat ze nodig hebben? Waar knelt het, waar zit de pijn? En soms: is dat proces überhaupt nog wel zinvol?
Ontwerpen brengt eindgebruikers en belanghebbenden bijeen rond één doel: het proces beter maken, en te zorgen dat het ook echt oplevert wat nodig is. Daarbij maken we maximaal gebruik van de mogelijkheden die slimme ICT-systemen bieden. Natuurlijk zorgen we dat zaken als veiligheid en privacy al zijn ingebakken in het ontwerp van de nieuwe werkwijze.
Ontwikkelen brengt het proces tot leven in slimme, op maat gemaakte apps. Aan die apps wordt niet maandenlang gebouwd door programmeurs die letterlijk ver van de eindgebruikers staan. Integendeel: onze Aanpakkers en de eindgebruikers bouwen ze zélf, in korte sprintjes die concrete resultaten en nuttige gebruikersfeedback opleveren. Dit levert apps op waarmee mensen graag werken - veilig, beheersbaar en doeltreffend.
Bureau van Aanpak realiseert oplossingen onder regie van de IT-afdeling. Deze oplossingen zijn volledig geïntegreerd met bestaande voorzieningen door het gebruik van (web-)API’s. Deze combinatie van factoren voorkomt het ontstaan van nieuwe schaduw-IT.